GÓC NHÌN: MỘT SỐ ĐÓNG GÓP HOÀN THIỆN DỰ THẢO LUẬT LƯU TRỮ (SỬA ĐỔI)

GÓC NHÌN: CƠ CHẾ, CHÍNH SÁCH ĐẶC THÙ VỀ TÀI CHÍNH ĐỐI VỚI THỦ ĐÔ CẦN CÓ TÍNH ỔN ĐỊNH, KHAI THÁC TỐI ĐA DƯ ĐỊA THU NGÂN SÁCH

GÓC NHÌN ĐẠI BIỂU: SỬA ĐỔI LUẬT LƯU TRỮ CẦN LÀM RÕ THẨM QUYỀN CẤP CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƯU TRỮ

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP CHO DỰ THẢO LUẬT LƯU TRỮ (SỬA ĐỔI)

Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 (có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012) và các văn bản hướng dẫn thi hành đã tạo hành lang pháp lý cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ của Bộ Nội vụ và các bộ, ngành, địa phương; hệ thống tổ chức lưu trữ lịch sử các cấp, lưu trữ cơ quan và người làm lưu trữ từng bước được kiện toàn, cơ bản đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ; cơ sở vật chất và kinh phí dành cho công tác lưu trữ được quan tâm đầu tư; tài liệu lưu trữ bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Trung tâm Lưu trữ lịch sử ở địa phương và Lưu trữ cơ quan cơ bản được chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản an toàn, sử dụng có hiệu quả phục vụ phát triển kinh tế - xã hội và hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Sau hơn 10 năm thực hiện, bên cạnh những kết quả đạt được, Luật Lưu trữ năm 2011 đã bộc lộ những bất cập, hạn chế như: (1) chưa kịp thời thể chế hoá các chủ trương, chính sách mới của Đảng và Nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ; (2) nhiều vấn đề của thực tiễn chưa được Luật Lưu trữ năm 2011 quy định hoặc đã được quy định nhưng chưa cụ thể, gây khó khăn trong quá trình thực hiện như: thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, hoạt động lưu trữ tư và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Vì vậy, tại Kỳ họp thứ 6, Quốc hội khóa XV, Chính phủ đã trình trình Quốc hội cho ý kiến lần đầu dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi). Dự thảo Luật gồm 09 chương, 68 điều (tăng 2 chương, 26 điều so với Luật Lưu trữ năm 2011, được kế thừa các nội dung còn phù hợp của Luật Lưu trữ năm 2011 về những quy định chung, hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, dự thảo Luật có các nội dung sửa đổi, bổ sung tập trung vào 04 chính sách đã được Chính phủ thông qua tại Nghị quyết số 152/NQ-CP, gồm: Quy định về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ; Quy định về lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số; Quy định về hoạt động lưu trữ tư; Quy định về hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Việc sửa đổi Luật Lưu trữ là cần thiết nhằm thể chế hóa chủ trương, chính sách của Đảng, bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất của hệ thống pháp luật, khắc phục kịp thời những bất cập, hạn chế trong thực tiễn công tác lưu trữ hiện nay, đáp ứng yêu cầu thời đại chuyển đổi số và xây dựng một xã hiện đại, xã hội công nghệ điện tử.

Việc sửa đổi Luật Lưu trữ năm 2011 cũng là nhiệm vụ lập pháp đã được xác định tại Kế hoạch số 81/KH-UBTVQH15 ngày 05/11/2021 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về triển khai thực hiện Kết luận số 19-KL/TW của Bộ Chính trị và Đề án Định hướng Chương trình xây dựng pháp luật nhiệm kỳ Quốc hội khóa XV.

Hồ sơ dự án Luật được chuẩn bị công phu, đầy đủ tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều 64 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; nội dung dự thảo Luật cơ bản thống nhất với các chính sách được đề xuất khi đưa dự án Luật vào Chương trình. Đề nghị Cơ quan chủ trì soạn thảo tiếp tục rà soát 12 nội dung giao quy định chi tiết, bảo đảm yêu cầu luật hóa tối đa các nội dung đã rõ, đã được thực tiễn kiểm nghiệm và phát huy hiệu quả trên thực tế.

Dự thảo Luật có 05 nội dung giao Chính phủ; 07 nội dung giao Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết. Tuy nhiên, 01 dự thảo nghị định, 03 dự thảo thông tư của Bộ trưởng Bộ Nội vụ kèm theo Hồ sơ dự án Luật chưa quy định đầy đủ các nội dung được giao quy định chi tiết, có nội dung mặc dù được quy định chi tiết nhưng mới chỉ mang tính chất đề cương.

Chính phủ cần tiếp tục bổ sung, hoàn thiện hồ sơ về vấn đề này, luật hoá tối đa các nội dung đã được thực tiễn kiểm nghiệm và phát huy hiệu quả trên thực tế, tránh việc giao quá nhiều nội dung quy định chi tiết làm giảm tính cụ thể của Luật và làm cho quy định của luật chậm đi vào cuộc sống vì phải chờ các văn bản quy định chi tiết.

Về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ (Điều 9), đề nghị ghép khoản 4 và khoản 5 Điều 9 dự thảo Luật, giao Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trực tiếp quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ bảo quản tại Lưu trữ lịch sử nhà nước ở địa phương và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định tại điểm b và điểm c khoản 3 Điều 7 Luật này.

Vì lưu trữ lịch sử cấp huyện đã không tồn tại từ khi thực hiện Luật Lưu trữ 2011. Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã hoạt động theo nhiệm kỳ 5 năm, việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã và công tác bàn giao hồ sơ, tài liệu của cán bộ chuyên trách, công chức cấp xã giữa các nhiệm kỳ không cơ quan, đơn vị nào đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra… dẫn đến hư hỏng, thất thoát tài liệu.

Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại kho Lưu trữ của cơ quan Đài Phát thanh – Truyền hình tỉnh Thái Nguyên. Ảnh minh họa

Về yêu cầu bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ (Điều 20), đề nghị bổ sung quy định tại Điều 20 như sau:

“+  Đối với các hồ sơ chỉ mang tính chất thời vụ, được sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định thì được phép hủy sau khi kết thúc sự việc đó.

+  Đối với các loại văn bản mang tính nội bộ chưa có trong quy định của pháp luật thì cơ quan, tổ chức được tự quyết định thời gian lưu trữ”

Vì hiện nay tại Doanh nghiệp ngoài nhà nước có rất nhiều loại tài liệu chỉ sử dụng trong thời gian nhất định và không còn ý nghĩa sau khi vụ việc kết thúc như: hồ sơ xin việc, giấy chứng nhận có thời hạn,... nên cho phép Doanh nghiệp ngoài nhà nước được hủy sau khi kết thúc vụ việc. Đây chỉ là những loại tài liệu nội bộ để doanh nghiệp tăng cường kiểm soát trong quá trình hoạt động của mình.

Các văn bản quy phạm pháp luật không thể quy định chi tiết được hết về thời gian lưu trữ theo từng nhóm tài liệu của tất cả các loại tài liệu lưu hành tại doanh nghiệp ngoài nhà nước, chưa kể đến số lượng, đầu mục của những tài liệu trong phạm vi này có thể tăng thêm nhiều hơn nữa theo quá trình phát triển của xã hội. Việc không thể quy định chi tiết được hết sẽ khiến cho những tài liệu không nằm trong danh mục nhóm “tài liệu không có quy định về thời gian lưu trữ” phải lưu trữ mãi mãi.

Về lưu trữ tài liệu điện tử và lưu trữ số (Chương IV), đối với tài liệu lưu trữ có nhiều loại hình khác nhau, lưu trữ điện tử chỉ là một loại hình của lưu trữ mới. Do đó, đề nghị Ban soạn thảo nghiên cứu lồng ghép các quy định về lưu trữ điện tử trong các chương, điều cụ thể của dự thảo Luật thay vì dành một chương để quy định đối với nội dung này. Đồng thời, xây dựng kho lưu trữ điện tử chung đối với khối các cơ quan nhà nước để đảm bảo sự đồng bộ, tránh trường hợp mỗi cơ quan lại có phần mềm lưu trữ khác nhau, gây khó khăn khi thực hiện truy cập tài liệu.

Về kinh phí cho hoạt động lưu trữ (Điều 61), khoản 1, Điều 61 quy định: “Kinh phí hoạt động lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị sự nghiệp công lập, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân do ngân sách nhà nước bảo đảm”.

Tuy nhiên, trên thực tế, trong mục ngân sách chưa có mục cụ thể riêng, nằm trong khoản chi thường xuyên phân bổ kinh phí hàng năm cho các cơ quan, tổ chức. Chi thường xuyên của các cơ quan, tổ chức chủ yếu phục vụ các công việc khác, không dành cho hoạt động lưu trữ dẫn đến tình trạng tồn đọng, tích đống, chưa được chỉnh lý, lựa chọn để nộp vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

Để đảm bảo tính khả thi các quy định của Luật Lưu trữ trên thực tế khi ban hành, đề nghị quy định rõ mục lục ngân sách cấp cho hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. 

Một số vấn đề khác:

Hiện nay, rất ít cơ quan, tổ chức chủ động đăng ký nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. Lưu trữ lịch sử rất khó khăn trong việc thu thập tài liệu từ các nguồn nộp lưu, do thiếu quy định có tính [A1] pháp lý đủ mạnh, thiếu chế tài. Cơ quan, tổ chức thường né tránh, không coi trọng nhiệm vụ nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. Do đó, đề nghị Luật cần bổ sung quy định về trách nhiệm nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử, quy định cụ thể về tài liệu quá hạn nộp lưu theo quy định tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về thẩm quyền sử dụng thông tin và phát huy giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan./.