Việc chứng nhận chữ ký luôn được thể hiện như một yêu cầu tất yếu và là phần không thể thiếu tách rời của lời chứng của công chứng viên trong bất kỳ văn bản công chứng nào. Nếu pháp luật hiện hành cho phép Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi chưa có tổ chức hành nghề công chứng được chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và giao dịch vốn là phức tạp và chứa đựng nhiều rủi ro pháp lý, việc giao cho cơ quan công chứng chứng nhận chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc giao dịch là hoàn toàn hợp lý. Khi các tổ chức hành nghề công chứng tham gia vào việc chứng nhận bản sao, chứng nhận chữ ký của cá nhân, chứng nhận người dịch trong các giấy tờ tài liệu song hành với các cơ quan hành chính sẽ góp phần giảm gánh nặng về thủ tục hành chính cho các cơ quan hành chính nhà nước. Tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức có nhiều sự lựa chọn nơi cung cấp dịch vụ công cho mình. Nếu chia tách thẩm quyền công chứng chứng thực với các việc trên đây không thể khắc phục được thực trạng nhiều năm qua người dân phải đến nhiều nơi để chờ đợi, để hoàn tất việc chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký.
Xét về năng lực chuyên môn để đảm bảo tính xác thực, tính hợp pháp của các giấy tờ tài liệu đưa vào giao dịch và chứng nhận chữ ký thì công chứng viên có trình độ chuyên nghiệp cao hơn những công chức đang đảm nhiệm ở các cơ quan hành chính, cùng một lúc phải thực hiện nhiều nhiệm vụ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cấp huyện như hiện nay. Do vậy, nếu được trao thẩm quyền chứng thực các việc trên đây sẽ đáp ứng được yêu cầu đặt ra với việc chứng thực giấy tờ, chữ ký của cá nhân. Đây cũng là một minh chứng trong nỗ lực cải cách thủ tục hành chính của Nhà nước ta, đồng thời tạo điều kiện cho công chứng Việt Nam góp phần đưa hình ảnh một nền hành chính thân thiện, hoạt động cung cấp dịch vụ công của nước ta gần gũi với quốc tế.
Đó là hiệu quả về mặt xã hội, còn hiệu quả về mặt kinh tế khi giao việc chứng nhận chữ ký, chứng nhận bản sao của cá nhân cho tổ chức hành nghề công chức chắc chắn về lâu dài sẽ giảm đáng kể cho ngân sách nhà nước với một khoản chi phí đầu tư về cơ sở vật chất, nhân lực có liên quan đến công tác này tại cơ quan chứng thực. Theo chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, số lượng công chứng viên và tổ chức công chức khá đông và sẽ còn tăng lên trên phạm vi cả nước trong những năm tới theo quy hoạch tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
Như vậy nếu giao cho công chứng viên chứng nhận bản sao, chứng nhận chữ ký của cá nhân, người dân không mất nhiều thời gian, công sức chờ đợi các công việc này và Nhà nước cũng không phải đầu tư thêm ngân sách mà vẫn có được một bộ máy công chứng thực sự chuyên nghiệp cùng chia sẻ với Nhà nước để thực hiện cải cách thủ tục hành chính phục vụ nhân dân.
Theo tôi dự thảo Luật công chứng (sửa đổi) không nên mở một cách nửa vời theo hướng chỉ cho phép công chứng viên thực hiện các bản sao và chữ ký có liên quan đến hợp đồng giao dịch mà mình đã và đang thực hiện. Quy định như vậy sẽ không giải quyết triệt để vấn đề còn vướng mắc liên quan đến đáp ứng chứng thực bản sao và chứng nhận chữ ký của nhân dân trong thời gian vừa qua. Ví dụ một người cần sao hộ khẩu, chứng minh nhân dân, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy khai sinh, giấy khai tử để công chứng việc công nhận di sản thừa kế, chuyển nhượng sử dụng đất tại tổ chức hành nghề công chứng. Khi người đó yêu cầu chứng nhận luôn các giấy tờ như bằng tốt nghiệp, học bạ, bảng điểm để xin việc thì công chứng viên từ chối, vì các bản sao này không phục vụ cho hợp đồng giao dịch tại công chứng hoặc giấy tờ của bố mẹ được chứng nhận cùng một thời điểm là các giấy tờ của con lại bị công chứng viên từ chối, vì các giấy tờ của con, cháu lại không liên quan gì đến hợp đồng giao dịch của bố, mẹ. Người dân phải đến Ủy ban nhân dân cấp xã để xin chứng nhận bản sao tài liệu, giấy tờ tiếng Việt hoặc về Ủy ban nhân dân cấp huyện, quận để chứng nhận bản sao tiếng nước ngoài như quy định hiện hành là rất bất tiện hoặc cũng là các giấy tờ chứng nhận sao y đã được sử dụng trong quá trình xác lập hợp đồng giao dịch tại các tổ chức hành nghề công chứng như đã nói ở trên vào một thời điểm khác thì người dân cần sao y các giấy tờ đó để sử dụng vào mục đích khác như Giấy phép xây dựng, Giấy đăng ký kinh doanh v.v... lại bị công chứng viên từ chối trong việc chứng nhận chữ ký cùng một chữ ký của cùng một người ký ra, nhưng lại khác nhau về thời điểm, nhưng người dân phải chạy tới nhiều cửa, nhiều cơ quan để thực hiện với các mục đích khác nhau.
Quy định nửa vời của dự thảo, nếu được thông qua thì sẽ hạn chế quyền tự do lựa chọn nơi cung cấp dịch vụ công cho người dân và thật là phiền toái, khi người dân phải luôn luôn ghi nhớ các loại giấy tờ nào và lúc nào để được công chứng và phải đến Ủy ban nhân dân để chứng thực. Với trình độ dân trí như hiện nay, điều đó là một khó khăn không nhỏ. Điều này rất dễ gây bức xúc cho người dân, vì họ cho rằng giữa cơ quan công chứng và cơ quan có thẩm quyền chứng thực đùn đẩy trách nhiệm chứng nhận bản sao, chứng nhận chữ ký cho người dân.
Tóm lại, đối với việc công chứng bản sao chứng nhận chữ ký của cá nhân, chúng tôi thấy rằng đã thừa nhận giá trị pháp lý của bản sao công chứng và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ có liên quan đến hợp đồng giao dịch tại các tổ chức hành nghề công chứng thì mặc nhiên cần thừa nhận giá trị pháp lý của văn bản công chứng đối với các mục đích giao dịch khác mà người dân cần sử dụng.
Điều đó có nghĩa là cho phép công chứng viên chứng thực bản sao giấy tờ, chứng nhận chữ ký của cá nhân phục vụ với mục đích hợp pháp của người dân để được thuận tiện hơn và có nhiều sự lựa chọn cho chứng nhận bản sao, chứng nhận chữ ký cho mình, chính quyền các cấp, nhất là ở các đô thị đỡ phải bề bộn công việc để chứng thực một lượng lớn các loại giấy tờ trong thời gian vừa qua.
Vấn đề thứ hai, đó là vấn đề thừa kế Văn phòng công chứng, có nhiều Văn phòng công chứng lúc đầu thành lập chỉ có một công chứng viên hoặc Văn phòng công chứng có từ 2 công chứng viên trở lên, nhưng Trưởng Văn phòng công chứng là người đầu tư gần như toàn bộ 100% vốn thành lập và các công chứng viên còn lại chỉ tham gia với đúng nghĩa là hợp danh để làm công, ăn lương theo hợp đồng lao động, tức là có tên mà không góp vốn.
Sau nhiều năm hoạt động, giá trị thương hiệu của các văn phòng công chứng lớn lên nhờ uy tín của người đứng đầu. Nếu khoản 2, Điều 27 chỉ đề cập di sản thừa kế của công chứng viên hợp danh và di sản của công chứng viên đã được xác định là phần giá trị tài sản của văn phòng công chứng, sau khi trừ đi phần nợ thuộc trách nhiệm của thành viên đó tức là đã bỏ sót các trường hợp nêu trên. Văn phòng công chứng là sản nghiệp của công chứng viên và trưởng phòng cũng là người bỏ vốn để sáng lập, xác định thương hiệu nhất định, nếu quy định như trong dự thảo, nếu văn phòng công chứng có tài sản cố định, di sản của công chứng viên hợp danh chỉ là một phần giá trị còn lại của một số trang thiết bị văn phòng thì thực sự là bất hợp lý và thiệt thòi cho người thừa kế, thậm chí dẫn tới tranh chấp và bất mãn liên quan đến giá trị thương hiệu, uy tín của văn phòng công chứng do người đứng đầu mang lại.
